Formelle Fehler in Geschäftsemails – das sollten Sie wissen!

E-Mails revolutionieren die private und geschäftliche Kommunikation, deswegen ist der richtige Umgang mit geschäftlichen E-Mails immer wichtiger. E-Mails sind insbesondere im Berufsumfeld omnipräsent, trotzdem unterlaufen vielen Beteiligten zahlreiche formelle Fehler. Doch keine Angst, denn wir haben einige Tipps, wie Sie Fehler vermeiden können und sagen Ihnen, worauf Sie achten sollten. In wenigem Minuten erläutern wir Ihnen nun, welche formellen Richtlinien besonders wichtig sind.

Die Betreffzeile

Der Betreff ist wichtig, da er den Empfänger darüber in Kenntnis setzt, worum es in der E-Mail geht.

Ein fehlender Betreff oder ein nichtssagender Betreff ist unprofessionell.

Wählen Sie immer eine aussagekräftige, prägnant formulierte Betreffzeile, die dem Empfänger mit wenigen Worten anzeigt, worum es geht und was Sie von ihm erwarten.

Bestenfalls hat die Zeile lediglich zwei bis drei Wörter, da in den meisten E-Mail-Programmen der restliche Teil abgeschnitten wird und nur beim Öffnen der E-Mail sichtbar ist. Die ersten drei Wörter sollten immer mitteilen, worum es geht. Man kann den hinteren Bestandteil der Betreffzeile aber bewusst hinzufügen und erst bei Öffnen der E-Mail sichtbar haben.

Zum Beispiel:

Folien für Meeting am 10. Februar 2021
Rechnung für Bestellung XYZ
Einladung zur Konferenz in Mainz

Die Anrede und Einleitung

Namen sind nicht Schall und Rauch, daher ist auch eine richtige Anrede in der Geschäftsemail wichtig.

Man sollte keinesfalls einen Namen in der Anrede falsch schreiben, dabei spielen auch akademische Titel (Professor, Doktor, Dipl.-Ing.), Adelsprädikate und Doppelnamen eine wichtige Rolle.

Sollte es ein neuer Kontakt sein, können Sie sich im Einleitungssatz kurz vorstellen oder sagen, wie der Kontakt zustande kam.

Sehr geehrter Herr Prof. Dr. Dr. Müller
Sehr geehrte Frau Dr. Müller
Sehr geehrter Herr Baron von Greifenstein

Hauptteil

Im Hauptteil müssen kurz und knapp die wichtigsten Punkte erläutert werden. An dieser Stelle ist es nicht ratsam, einen Roman zu formulieren, denn schließlich kann man davon ausgehen, dass der Empfänger kaum Zeit hat und weitere E-Mails beantworten muss.

Eine sinnvolle Gliederung in Sinnabschnitte und die Nutzung von Aufzählungszeichen kann helfen, den Text leserlicher zu machen.

Schlussformulierungen

Ein beliebter Fehler ist das Auslassen einer Schlussformulierung, aber diese ist bei geschäftlichen E-Mails durchaus wichtig. Am Ende der E-Mail kann ein Wunsch oder eine Handlungsaufforderung stehen. Aber auch eine kurze Zusammenfassung des Inhalts ist möglich.

Wir wünschen ein angenehmes Wochenende.
Bitte geben Sie uns bis zum 10. Dezember eine Rückmeldung.
Senden Sie mir bitte die Folien für das morgige Meeting bis spätestens 20 Uhr.

Grußformel

Am Ende der E-Mail muss eine Grußformel stehen, die von Ihrem Namen gefolgt ist. Doch Vorsicht, denn hier darf kein Satzzeichen stehen, d.h. weder ein Ausrufezeichen noch ein Komma. Je nach Empfänger benutzt man in der Regel meist „Mit freundlichen Grüßen“, allerdings ist für die Kommunikation mit Gerichten oder Professoren die Formulierung „Hochachtungsvoll“ angebrachter.

Bei einem lockeren Geschäftsverhältnis reicht unter Umständen auch „Viele Grüße„ oder „Gruß“ aus.

Signatur

Die E-Mail-Signatur ist ebenfalls wichtig und wird oft vergessen. Fügen Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer sowie einen Berufstitel in die Signatur ein. Vermeiden Sie jedoch ein Motto oder eine Philosophie und übermäßig Text in Ihrer Signatur unterzubringen, denn dies ist unangemessen. Dies sollte in der Signatur sichtbar sein:

Name des Unternehmens
Ihr Name (Mitarbeiter)
Position des Absenders
Kontaktdaten wie Adresse, Telefonnummer und E-Mail
Adresse der offiziellen Internetseite
Rechtsform des Unternehmens und Sitz, Registergericht und Geschäftsführung

Anhang

Der Anhang sollte nicht zu groß sein und benannt werden. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie den Anhang nicht vergessen. Sollte es doch einmal passiert sein, müssen Sie den Anhang umgehend nachschicken. Damit Ihnen der Fehler nicht unterläuft, sollten Sie den Anhang sofort anhängen und anschließend die E-Mail formulieren.

Weitere schnelle Tipps

Tipp-, Rechtschreib- und Grammatikfehler vermeiden. Vor dem Absenden sollten Sie die geschäftliche E-Mail überprüfen.
Automatische Rechtschreibprüfung nutzen.
Keine Smileys nutzen, denn diese haben in formellen Mails nichts zu suchen.
Ironie und Zynismus kann schriftlich missverstanden werden und sollte daher vermieden werden.
Lange Textblöcke vermeiden und Text sinnvoll gliedern. Formatierungen können dabei helfen, indem man wichtige Abschnitte oder einzelne Textpassagen fett markiert oder unterstreicht.
Nehmen Sie sich Zeit, eine gute E-Mail zu formulieren.
Auf Einzeiler verzichten und Höflichkeitsfloskeln einbauen.
E-Mails möglichst zeitnah beantworten und nicht zu lange warten.