Telefonieren und Telefongespräche – 14 Tipps

Ein Telefonat ist im Berufsleben wichtig und zeigt an, wie professionell und kundenorientiert man für das Unternehmen eintreten kann. Ein Telefonat sollte nie zu lang sein, alle wichtigen Aspekte auf den Punkt bringen und immer im höflichen Ton erfolgen. Doch es gibt viele weitere gute Tipps für ein gutes Telefonat. Diese möchten wir Ihnen im folgenden Artikel vorstellen. Welche Vorschläge haben Sie für ein gelungenes Telefonat im Berufsleben? Hinterlassen Sie uns einen Kommentar.

Ein Telefonat ist im Berufsleben sehr wichtig und zeigt, wie kundenorientiert und professionell man das Unternehmen vertreten kann. Unter Umständen kann das Telefonat auch Ihre Haltung zum Unternehmen zeigen, denn Gesprächspartner können auch zwischen den Zeilen lesen. Es gibt jedoch einige Regeln, die Sie beachten können, um ein gelungenes Telefonat zu führen.

Richtig telefonieren – das sollte man beachten!

Es kann hilfreich sein, sich vorab einen Gesprächsplan zurechtzulegen und einige Notizen zu machen. So vergisst man die wichtigsten Punkte nicht. Sie können sich auch eine passende Begrüßungsformel überlegen, denn es ist sehr wichtig zu grüßen und sich vorzustellen. Bewährt hat sich die Begrüßungsformel Unternehmen, Name und die Grußformel.

14 Tipps für ein gelungenes Telefonat

Informationen einholen: Es ist damit zu rechnen, dass der Anrufer Rückfragen stellt, daher sollte man sich auf das Telefonat vorbereiten und gegebenenfalls vorher eine Recherche vornehmen.
Vergewissern, dass man nicht stört: Zum Telefon-Knigge gehört es mitunter, dem Gesprächspartner die Möglichkeit einzuräumen, zu einem anderen Zeitpunkt zu telefonieren, wenn der Zeitpunkt ungünstig ist. Daher sollte man zunächst fragen, ob es gerade zeitlich passt.
Smalltalk machen, um das Eis zu brechen. Es ist unhöflich, gleich mit dem Anliegen zu beginnen, vor allem dann, wenn es sich um ein unangenehmes Anliegen handelt. Smalltalk kann das Eis brechen und eine Verbindung schaffen.
Kurzes Gespräch: Ein langes Telefonat ist unangenehm und die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners lässt schnell nach. Halten Sie das Gespräch daher kurz. In der Geschäftswelt gibt es eine Faustregel, dass ein Telefonat ca. 10 bis 20 Minuten dauern sollte und keinesfalls länger.
Lösungen, nicht Probleme: Positiv bleiben und Lösungen anbieten, keine Probleme thematisieren. Hierbei sollten auch Alternativen angesprochen werden.
Lautstärke beachten: Achten Sie auf die Lautstärke, denn es gibt immer noch Menschen, die viel zu laut am Telefon sind. Dies ist störend und wirkt unhöflich. Zu leise zu sprechen, ist allerdings auch nicht ratsam. Dabei sind auch Hintergrundgeräusche wichtig. Falls möglich, vermeiden Sie unbedingt eine große Geräuschkulisse.
Deutlich sprechen: Auch das deutliche Sprechen ist besonders wichtig, denn sollte der Gesprächspartner nur die Hälfte verstehen und traut sich nicht nachzufragen, läuft das Gespräch ins Leere.
Verständnis aufbringen: Es ist immer gut, auf die Wünsche und Bedürfnisse des Gesprächspartners einzugehen. Manchmal möchten sie in ihrer Meinung bestätigt werden. Zeigen Sie in diesen Momenten Verständnis.
Professionell bleiben: Bei einem verärgerten Gesprächspartner sollten sie professionell bleiben. Entschärfungstaktiken sind angebracht.
Beim Sprechen lächeln: Selbst wenn der Gesprächspartner das Lächeln nicht sehen kann, sollten sie trotzdem lächeln. Das Lächeln verändert die Stimme positiv.
Störungen vermeiden: Vermeiden Sie es mit einem Kugelschreiber zu spielen oder andere Störgeräusche zu verursachen.
Notizen während des Gesprächs: Schreiben Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs mit.
Zusammenfassung: Am Ende des Gesprächs können Sie nochmal alles zusammenfassen, was wichtig war. So können Missverständnisse vermieden werden.
Verabschiedung: Vereinbaren Sie, wie es weitergehen soll, ob ein weiteres Gespräch notwendig ist oder ob eine Frist in Sicht ist. Verabschieden Sie sich freundlich und wünschen Sie dem Gesprächspartner noch einen schönen Tag.