Abwesenheitsnotiz für die Feiertage schreiben

Über Weihnachten schließen viele Unternehmen und viele Menschen nehmen sich Urlaub, um die Feiertage und die Zeit zwischen den Jahren mit der Familie und Freunden zu verbringen. Wer im Job kurze Zeit nicht erreichbar ist, sollte eine automatische Abwesenheitsnotiz in seinem E-Mail-Account einrichten. Die Nachricht sollte das Datum Ihrer Rückkehr, gegebenenfalls den Namen Ihrer Vertretung und weitere wichtige Informationen enthalten. Abwesenheitsnotizen sind wichtig, um einen guten Eindruck zu hinterlassen und den Absender nicht warten zu lassen.

Bei Feiertagen wie Weihnachten oder Ostern sollte man sich immer auf die Festlichkeiten beziehen und dem Absender ein frohes Fest bzw. schöne Feiertage wünschen.

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz über die Feiertage?

• Betreff: Im Betreff der E-Mail sollte unbedingt erkennbar sein, dass es sich um eine Abwesenheitsnotiz handelt. Im Anschluss kann hier kann auch der Gruß „Wir wünschen frohe Festtage“ stehen.
• Anrede: Der Absender muss direkt angeredet werden.
• Dank: Bedanken Sie sich, dass der Absender Sie kontaktiert hat.
• Abwesenheit: Die Zeit der Abwesenheit ist sehr wichtig und sollte positiv formuliert werden, indem das Rückkehrdatum genannt wird: „Ich bin am 12. Januar wieder erreichbar“.
• Mehrsprachigkeit: Wer mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern zu tun hat, sollte unbedingt eine englische Version hinzufügen.
• Festtage erwähnen: Die Festtage sollten unbedingt erwähnt werden, wobei man für Christen und Nichtchristen die Formulierung „Wir wünschen Ihnen schöne Feiertage“ wählen kann.

Diese Fehler sollte man beim Formulieren der Abwesenheitsnotiz vermeiden

1. Fehler: Nicht ausreichend Informationen bereitstellen.
   
   • „Ich bin vom 10. Dezember bis zum 3. Januar nicht im Büro.“
   • Verbesserungsvorschlag: Zusätzliche Informationen bereitstellen, wann der Ansprechpartner wieder erreichbar ist, und wer ist in der Zwischenzeit verantwortlich ist.
      
2. Fehler: Einen gleichgültigen Eindruck hinterlassen.
   
   • „Ab sofort bin ich verreist und lese keine E-Mails mehr.“
   • „Tschüss. Ich bin dann mal weg“
   • „Sorry not sorry, ich bin verreist. Alle E-Mails werden gelöscht. Wenn Sie eine wichtige Nachricht haben, schicken Sie diese ab dem 10. Januar noch einmal.“ 
   • Verbesserungsvorschlag: Verkneifen Sie sich Schadenfreude und hinterlassen Sie keinen gleichgültigen Eindruck. Leiten Sie E-Mails an einen Kollegen weiter.
      
3. Fehler: Zu viele Informationen übermitteln.
   
   • „Ich lasse mir vom 3. bis zum 18. Dezember auf Mallorca die Sonne auf den Pelz brennen und lese meine E-Mails in dieser Zeit nicht.“
   • „Nach einer Brustvergrößerung erreichen Sie mich ab dem 12. Januar wieder wie gewohnt.“
   • Verbesserungsvorschlag: Den Grund für die Abwesenheit muss und sollte man nicht nennen.
      
4. Fehler: Den Absender vergessen und nicht richtig anreden.
   
   • „Liebe alle, ich bin im Urlaub und ab dem 1. Januar wieder für Euch zu erreichen.“
   • „Liebe Kunden, danke für Ihre E-Mail. Derzeit bin ich nicht erreichbar, bitten wenden Sie sich an meinen Kollegen Sebastian Weiß.“
   • Verbesserungsvorschlag: Bei einem großen Leserkreis sollte eine allgemeine Formulierung gewählt werden. Schreiben nicht nur Kunden, dann ist diese Anrede nicht angemessen.

Gelungene Formulieren der Abwesenheitsnotiz vermeiden

• Formelle Abwesenheitsnotiz:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail. Mein Büro ist am 14. Januar wieder besetzt.

Da ich in der Zwischenzeit Ihre E-Mails nicht lese, können Sie sich gern an meine Kollegin Susanne Freundlich wenden, erreichbar per Telefon (069 1256789) und E-Mail ([email protected]). Ich wünsche Ihnen schöne Feiertage.

Mit freundlichen Grüßen

• Kurze Abwesenheitsnotiz:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahreswechsel gönnen wir uns eine kurze Auszeit.

 Am 10. Januar sind wir wieder voller Elan für Sie da. Gern beantworten wir dann Ihre E-Mail. Einen guten Start ins neue Jahr wünscht Ihnen XYZ.

• Abwesenheitsnotiz in verbindlichem Ton:

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich derzeit keinen Zugriff auf meinen Posteingang – und zwar noch bis zum 10.01.2022.

Während meiner Abwesenheit hilft Ihnen mein kompetenter Kollege Paul Schwarz weiter. Sie erreichen ihn per E-Mail unter [email protected] und per Telefon: 069 126789.

Persönlich werde ich Ihre Mail frühestens am 10.01. beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet.

Dafür bitte ich um Ihr Verständnis und wünsche Ihnen schöne Feiertage. 

Beste Grüße

• Abwesenheitsnotiz bei viel Kundenkontakt:

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail!

Ich bin über die Feiertage nicht im Büro und erst ab dem 10.01.2021 wieder für Sie erreichbar.

Sie können oder möchten nicht so lange warten?

Dann wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Susanne Freundlich: [email protected]. Sie hilft Ihnen gern und kompetent weiter.

Ich wünsche Ihnen schöne Festtage.

Mit freundlichen Grüßen