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Wie eine Besprechung erfolgreich umgesetzt werden kann, erläutern wir Ihnen im aktuellen Beitrag.
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Für Unternehmen / 04. August 2022

Besprechungen als interne Kommunikation eines Unternehmens

Eine Besprechung, auch Sitzung oder Meeting genannt, ist ein Bestandteil der internen Kommunikation eines Unternehmens und gilt als Gesprächsform in Organisationen. Hierbei treffen sich Teilnehmer aus einem bestimmten Arbeitsgebiet durch persönlichen Kontakt, um Sachverhalte, Probleme, Meinungen und Planungen zu besprechen oder auszutauschen.

 

Warum sind Besprechungen wichtig?

Gemäß einer Studie verbringen Führungskräfte 40 % ihrer gesamten Arbeitszeit mit der Kommunikation, dabei fallen rund 19 % auf Besprechungen und 9 % auf Sitzungen. Die hauptsächlichen Ziele einer Besprechung sind die Koordination von Arbeitsprozessen und der Arbeitsplanung, aber auch die Kommunikation von Informationen und die Vereinbarung von Zielen. Im Rahmen einer Besprechung können Probleme gelöst, Wissen und Informationen ausgetauscht, Vorbereitungen geplant, Ideen gefunden, Entscheidungen getroffen, Projekte durchdacht und Fortschritte gemacht werden.

 

Wie erfolgreich und effizient eine Besprechung letztendlich ist, hängt von der Einhaltung der geplanten Besprechungsthemen, der Dauer sowie dem Erreichen der Ergebnisse ab.

 

Um Arbeitsprozesse und -organisation zu erleichtern und innerhalb der unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens zu kommunizieren, sind Besprechungen ein essenzieller Bestandteil der Unternehmenskommunikation.

 

Das Problem einer schlechten Besprechung

Im Durchschnitt werden rund 5 Stunden pro Woche für Besprechungen genutzt, was mehr als ein halber Arbeitstag ist. Das ist wichtige Zeit, die im Grunde für die Arbeit genutzt werden kann, stattdessen wird in dieser Zeit über die Arbeit gesprochen.

 

Dies ist zwar notwendig, erfolgt aber nicht immer effektiv genug und in einem angemessenen Zeitrahmen.

 

Dies ist der Kritikpunkt an Besprechungen: Sie nehmen zu viel wertvolle Arbeitszeit in Anspruch. Häufig wird leider alles besprochen, selbst wenn es nichts zu besprechen gibt: Kein Besprechungsgrund.  

 

Weitere Fehler sind:

  • Keine Besprechungsagenda
  • Keine Zeitplanung
  • Kein Ende
  • Keine Struktur der Themen

 

Aber es geht auch anders!
Richtig umgesetzt, sind sie jedoch ein wichtiger Teil der Kommunikation eines Unternehmens.

 

Tipps für eine gute Besprechung

  • Besprechungen ohne Besprechungsgrund vermeiden. Arbeitszeit sollte sinnvoll genutzt werden. Unter Umständen kann eine Mail mit einem Rundschreiben ausreichen oder eine Präsentation angemessen sein. Nicht immer ist eine Besprechung die richtige Kommunikationsform.
  • Besprechungsagenda vorab bekanntgeben. Durch ein Handout können die Teilnehmer vorab informiert werden, was in der Besprechung behandelt werden soll. Gleichzeitig können sie sich auf das Meeting vorbereiten und gegebenenfalls Aspekte recherchieren. 
  • Teilnehmer richtig wählen. Die Auswahl der richtigen Teilnehmer ist wichtig, damit effektivere Gespräche stattfinden können und Ergebnisse gefunden werden. Es ist nicht sinnvoll, Beteiligte zu laden, die keinen Bezug zum Thema haben.
  • Besprechung moderieren. Dies ist wichtig, damit die Besprechung zielführend ist und die Diskussion nicht auf Abwege gerät.
  • Pünktlichkeit am Ende und Anfang der Besprechung. Verzögerungen sollte vermieden werden; auf Nachzügler sollte nicht gewartet werden, um den pünktlichen Beginn der Besprechung nicht zu gefährden.
  • Feedback einholen und umsetzen. Die Teilnehmer können ein Feedback hinterlassen, das dem Organisator hilft, die nächste Besprechung anders umzusetzen.

 

 

 

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