Die Feiertage stehen vor der Tür und mit ihnen die wohlverdiente Pause. Eine wichtige Aufgabe sollten Sie jedoch erledigen, bevor Sie sich in die wohlige Umarmung von Ruhe und Besinnlichkeit zurückziehen: eine automatische Abwesenheitsnotiz erstellen!
Eine durchdachte Abwesenheitsnachricht ist nicht nur eine Höflichkeit, sondern zeigt Professionalität und Respekt gegenüber Ihren Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen. In diesem Artikel verraten wir Ihnen, wie Sie eine perfekte Abwesenheitsnachricht schreiben können und welche Aspekte Sie dabei berücksichtigen müssen.
Warum eine Abwesenheitsnotiz so wichtig ist
Eine Abwesenheitsmeldung ist vergleichbar mit einer netten virtuellen Visitenkarte. Sie teilt dem Absender mit, dass Sie derzeit nicht zur Verfügung stehen, und erklärt ihm deutlich, wann und wie Sie erreichbar sein werden. Auf diese Weise können Sie Missverständnisse und schlechte Laune vermeiden sowie einen positiven Eindruck machen – auch wenn Sie nicht da sind.
Was sollte in der Abwesenheitsnachricht enthalten sein und worauf man Acht geben muss?
Eine effektive Abwesenheitsnachricht enthält folgende wesentliche Elemente:
- Zeitangabe Ihrer Abwesenheit: geben Sie genau an, ab wann und bis wann Sie nicht erreichbar sind.
Beispiel: „Ich bin vom 24. Dezember 2024 bis einschließlich 2. Januar 2025 nicht im Büro.“ - Kontaktperson in Ihrer Abwesenheit: falls dringende Anliegen auftreten, nennen Sie eine Vertretung mit Namen und Kontaktmöglichkeiten.
Beispiel: „Für dringende Anliegen wenden Sie sich bitte an Frau Müller unter mueller@ firma. de.“ - Grund für Ihre Abwesenheit: es ist nicht erforderlich, dass Sie in Ihrer Abwesenheitsnachricht alle Ihre Urlaubspläne offenlegen. Es ist allerdings nützlich anzugeben, ob dies ein Urlaub oder ein anderer beruflicher Abwesenheitsgrund ist. Auf diese Weise erfahren die Empfänger, ob sie trotzdem mit einer Antwort rechnen können.
- Tippfehler vermeiden: „Froche Weihnachtn und ein gluckliches Neus Jahr 2024!“ – ein solcher Tippfehler könnte Ihrem professionellen Image schaden. Lassen Sie Ihre Nachricht daher sicherheitshalber von einem Kollegen gegenlesen und passen Sie auf das richtige Jahr (2025 statt 2024).
- Freundliche Grußformel: nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihren Empfängern frohe Feiertage zu wünschen.
- Optionale Zusätze: falls relevant, können Sie Hinweise zu Ihrem nächsten geplanten Kontakt hinzufügen.
Beispiel: „Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr am 3. Januar so schnell wie möglich beantworten.“
Beispiele für professionelle Abwesenheitsnachrichten
Klassisch und formell
„Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich vom 24. Dezember 2023 bis zum 2. Januar 2024 auf Weihnachtsurlaub. Ihre Nachricht wird nach meiner Rückkehr bearbeitet. Für dringende Anliegen kontaktieren Sie bitte Herrn Musterman unter musterman@ firma. de.
Ich wünsche Ihnen frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]“
Freundlich und herzlich
„Hallo,
ich bin vom 24. Dezember 2023 bis zum 2. Januar 2024 nicht im Büro, um die Feiertage mit meinen Liebsten zu verbringen. Ihre Nachricht beantworte ich gerne nach meiner Rückkehr. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine besinnliche Weihnachtszeit und einen schwungvollen Start ins neue Jahr!
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]“
Kreativ und locker
„Ho ho ho!
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich mache gerade eine kleine Pause, um meine Weihnachtsplätzchen zu genießen und das neue Jahr gebührend zu begrüßen. Ich bin ab dem 3. Januar wieder erreichbar und werde mich dann umgehend bei Ihnen melden.
Frohe Weihnachten und ein fantastisches neues Jahr!
[Ihr Name]“
Abwesenheitsnachricht in mehreren Sprachen? Kein Problem!
Wenn Sie international tätig sind, ist es ratsam, Ihre Abwesenheitsnachricht in mehreren Sprachen zu verfassen, so dass Ihre Botschaft weltweit verstanden wird.
Hier ein Beispiel auf Englisch:
„Thank you for your e-mail. I am out of the office from 24 December to 2 January 2024. I will respond to your message upon my return. For urgent matters, please contact Mr. Smith at smith@ company. com.
Happy holidays and best wishes for the new year!“
Unsere erfahrenen Übersetzer und Lokalisierungsexperten sorgen dafür, dass Ihre Grüße herzlich, passend und perfekt auf Ihre Empfänger abgestimmt sind. Schreiben Sie uns an offers@leemeta.com, damit wir gemeinsam eine festliche Botschaft gestalten, die begeistert!
Verleihen Sie Ihrer Nachricht eine persönliche Note
Eine gut geschriebene Abwesenheitsnachricht zeigt, dass Sie sich Gedanken gemacht haben – und das wissen Ihre Empfänger zu schätzen. Wichtig ist, dass die Nachricht klar, freundlich und authentisch ist, egal ob es sich um klassische, kreative oder mehrsprachige Nachrichten handelt.
Wie gestalten Sie Ihre Abwesenheitsnachricht? Lassen Sie uns Ihre Ideen in den Kommentaren wissen!