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Im Mittelpunkt / 25. Mai 2022

Meetings – Hilfreiche Regeln, wie es zum Erfolg wird!

Schluss mit künstlich in die Länge gezogenen, totlangweiligen, schlecht organisierten Meetings, die weder produktiv noch effizient, hilfreich oder nützlich sind und den Beteiligten keinen echten Mehrwert bieten. Wir haben einige Tipps, Regeln und Methoden für Sie, wie ein Meeting besser organisiert und gestaltet werden kann und nicht als Schwafelrunde endet.

 

1. Tipp: Pünktlichen Beginn einhalten!

Wir kennen Ihn alle: den Nachzügler – der eine Teilnehmer, der immer zu spät kommt. Doch da fängt es leider schon an, dass diese Unterbrechungen das Meeting stören. Daher sollten alle Beteiligten auf einen pünktlichen Beginn achten. Selbst wenn einige zu spät erscheinen, sollte das Meeting zum vereinbarten Zeitpunkt beginnen. Warten Sie auf die Nachzügler, wird sich diese negative Verhaltensweise einschleifen, da die Beteiligten wissen, dass die Meetings nie zum vereinbarten Zeitpunkt beginnen.

 

Der Meeting-Organisator sollte auf jeden Fall auf Pünktlichkeit drängen und dies betonen, bei Verspätungen hat er das Recht dies zu kommentieren.

 

2. Tipp: Gesprächsthemen vorbereiten

Die Gesprächsthemen rechtzeitig vorbereiten und den Verlauf des Meetings organisieren.

Bei der Agende sollte beachtet werden

  • dass ein Moderator das Meeting leitet und die Diskussion führt.
  • dass neue Gesprächspunkte notiert werden und im nächsten Meeting besprochen werden.
  • dass die Agende vorab allen Teilnehmern vorliegt.

 

3. Tipp: Teilnehmeraktivierung durch Fragen

Ein Meeting dient zum Austausch, daher sollten die Teilnehmer aktiviert und involviert werden. Auch ein Witz oder eine kleine Anekdote kann die Aufmerksamkeit der Teilnehmer erhalten. Ferner sollte man sie selbst aktiv werden lassen.

 

Und vor allem sollten sie in die Diskussion eingebunden werden. Dies kann anhand von Fragen geschehen, d.h. der Moderator kann gezielt Fragen zum Thema stellen.

 

Einige Beispiele hierfür könnten sein:

  • Wie stellen Sie sich die Zukunft unseres Unternehmens oder der Produkte vor?
  • Wie sieht für Sie die Zukunft mit künstlicher Intelligenz aus?
  • Wie wünschen Sie sich Ihren idealen Arbeitsplatz?
  • Würden wir als Zusammenfassung der heutigen Gesprächsinhalte einen lustigen und kreativen Header für dieses Meeting formulieren. Wie könnte dieser lauten?

 

4. Tipp: Veranschlagtes Zeitfenster einhalten

Die veranschlagte Zeit sollte produktiv genutzt werden, sodass das Meeting pünktlich endet. Damit das Zeitmanagement funktionieren kann, sollte man Pufferzeiten und Pausen einkalkulieren, den Blick auf die Zeit haben und das Meeting dementsprechend moderieren. Ausschweifungen und Geschwafel sollte unbedingt vermieden werden; der Moderator sollte dies auch unterbrechen. Endet das Meeting früher und wurden alle Punkte der Agenda besprochen, kann es auch früher als geplant enden.

 

5. Tipp: Notwendigkeit des Meetings prüfen

Weniger ist manchmal mehr, daher sind kürzere Meetings oft effizienter. Außerdem ist nicht jedes Meeting wirklich notwendig, sondern hat sich als wöchentlicher Tagespunkt in die Unternehmenskultur eingeschlichen.

 

Nicht jedes Meeting ist daher hilfreich und produktiv.

 

Daher sollte man vorab immer prüfen, ob man die Inhalte nicht per E-Mail abhandeln kann oder eine kurze Videokonferenz einberuft. Sollen nur Informationen verbreitet werden, sollte man eine E-Mail oder Minipräsentation nutzen. Sollten dennoch Fragen offen sein, können diese immer noch in einem Meeting geklärt werden.

 

6. Tipp: Teilnehmer richtig wählen

Auch die Wahl der Teilnehmer sowie deren Anzahl muss richtig gewählt sein, damit ein Meeting funktionieren kann und letztendlich einen Mehrwert bietet. Wer kann etwas beitragen? Wer ist wichtig für dieses Meeting?

 

Die richtigen Teilnehmer sind diejenigen, die zu den Themen beitragen können, die Lösungen und Ideen einbringen, entscheidende Kenntnisse haben und regelmäßig kreative und konstruktive Vorschläge machen können.

 

Man sollte das Meeting auf 5 bis 7 Teilnehmer beschränken, um eine produktive Diskussionsrunde zu haben.

 

7. Tipp: PowerPoint vermeiden

PowerPoint war gestern! Man sollte in Meetings unbedingt langweilige und mit Text überfüllte PowerPoint-Präsentationen vermeiden. Die Folien sollten nur eingesetzt werden, wenn Statistiken oder andere notwendige Inhalte gezeigt werden müssen und für das Verständnis des Gesagten notwendig sind. Allenfalls die Agenda mit den Gesprächsinhalten könnte als Orientierung an die Wand projiziert werden, wobei diese den Teilnehmern meist vorab als Handout per E-Mail zugesandt wurde und bereits vorliegen sollten. Dennoch kann es eine ressourcensparende Möglichkeit sein, die für die Teilnehmer hilfreich ist, die das Handout vergessen haben.

 

8. Tipp: Regeln für das Meeting vorab bestimmen

Wie bereits angedeutet, sollten die Regeln (z.B. Pünktlichkeit, Protokollregeln) eines Meetings festgelegt werden. Kennt jeder seine Rolle und wissen die Teilnehmer, welche Rolle sie spielen (z.B. Moderator, Protokollschreiber, Analytiker), kann die Zeit des Meetings produktiver genutzt werden. Ob die Regeln schriftlich oder mündlich vorliegen, ist den Beteiligten selbst überlassen.

 

Neben einer klaren Rollenverteilung und der Dringlichkeit für einen pünktlichen Beginn, können die Regeln auch ein Verbot für die Nutzung des Smartphones während des Meetings beinhalten oder die Teilnehmer auffordern, das Handout ausgedruckt mitzubringen und sich auf die Inhalte vorzubereiten.

 

9. Tipp: Entscheidungen festhalten

Gesprächsergebnisse und Entscheidungen sollten in einem Protokoll festgehalten werden, andernfalls können sie später nicht mehr nachvollzogen werden.

 

Jene Protokolle sind gegebenenfalls nicht nur für die Teilnehmer des Meetings interessant, sondern auch für diejenigen, die nicht teilgenommen haben.

 

10. Tipp: Feedback einholen

Wie sonst sollte man ein Meeting besser optimieren können als mithilfe eines Feedbacks aller Beteiligten. Daher sollte man sich ein Feedback einholen und dementsprechend Verbesserungsmaßahmen umsetzen. Man kann aus Fehler lernen und am besten funktioniert das gemeinsam. Hat ein Meeting nicht den Erwartungen entsprochen, sollte man gemeinsam die Probleme analysieren und lösen.

 

Die folgenden Fragen können Anregungen für ein Feedback geben:

  • Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie für das nächste Meeting?
  • Wie zufrieden waren Sie mit dem Meeting?
  • War der Zeitrahmen des Meetings angemessen?
  • Waren die Gesprächsinhalte verständlich vorgetragen und ein roter Faden erkennbar?

 

 

 

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