Über 30 Tipps für bessere E-Mails und Briefe im Berufsleben

Obschon die E-Mail-Korrespondenz ein wichtiger Bestandteil des Berufslebens ist, sind viele von ihnen nicht gut formuliert. Meist sind sie zu lang, nicht konkret genug und sorgen für Verwirrung beim Leser. Es konnte wissenschaftlich nachgewiesen werden, dass schlecht formulierte E-Mails wahre Produktivitätskiller sein können. Gleiches kann bei Briefen der Fall sein, sodass der Empfänger resigniert und lange Zeit nicht auf ein Schreiben antwortet. Im aktuellen Artikel haben wir einige wichtige Tipps für Sie. Welche Empfehlungen würden Sie aussprechen? Hinterlassen Sie uns einen Kommentar!

Im Rahmen der beruflichen Korrespondenz erhalten Arbeitnehmer und Führungskräfte täglich zahlreiche E-Mails, aber nicht alle sind gut formuliert. Viele von ihnen sind nicht nur schlecht formuliert und missverständlich, sondern auch viel zu lang. Dadurch werden sie zu Zeitkillern und sogar Produktivitätskillern. Wissenschaftlich konnte nachgewiesen werden, dass viele Arbeitnehmer durch E-Mails ständig unterbrochen werden und rund 20 Minuten benötigen, um nach dem Lesen der E-Mail wieder zur Arbeit zurückzukehren. Dies führt schlimmstenfalls sogar zu einem erhöhten Stresslevel und zu Konzentrationsschwierigkeiten, da man mit der Arbeit nicht mehr hinterherkommt. Der Zeitplan gerät schnell durcheinander.

Bei Briefen sind die negativen Auswirkungen nicht ganz so gravierend. Nichtsdestotrotz kann ein schlechter oder zu lang geschriebener Brief für Resignation beim Empfänger sorgen, sodass die Rückantwort auf das Schreiben wesentlich länger dauert.

12 + 7 + 12 = 31 Tipps

12 Tipps, um die richtige E-Mail zu schreiben

1. Aussagekräftige Betreffzeile: Sie sollte unmittelbar erklären, worum es in der E-Mail geht. Benennen Sie das Thema kurz, aber formulieren Sie keine ganzen Sätze.
2. Passende Anrede: Bei einem unbekannten Empfänger oder einer allgemeinen Anfrage können Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ wählen. Bei einem vertrauteren Umgang ist „Liebe Frau Müller“ oder „Hallo Herr Müller“ freundlicher. Moin Moin, Hey oder Hi sind wirklich nur bei Personen zu gebrauchen, mit denen man einen sehr engen/freundschaftlichen Kontakt pflegt.
3. Anrede bei mehreren Personen: Bei mehreren Personen kann es sein, dass die Reihenfolge bzw. Hierarchieebene beachtet werden muss. Bei derselben Hierarchieebene kann eine alphabetische Ordnung gewählt werden. Bei einer Frau und einem Mann wird meist die Frau zuerst genannt.
4. Anrede mit akademischen Titeln: Haben die Adressaten einen akademischen Titel, dann sollte man diesen unbedingt erwähnen.
5. Schriftverkehr fortführen: Bisherige Nachrichten behalten und den Schriftverkehr aufrechterhalten.
6. Anliegen formulieren: Bei einer beruflichen E-Mail sollte das Anliegen kurz und prägnant formuliert sein. Es muss ersichtlich sein, worum es geht und was durch den Schriftverkehr erreicht werden soll.
7. Fremdwörter vermeiden: Fremdwörter, Denglisch-Wortschöpfungen und Fachchinesisch sollte man unbedingt vermeiden.
8. Einstieg und notwendige Informationen: Der erste Satz muss bereits das Wichtigste thematisieren. Im weiteren Verlauf der E-Mail können Sie alle notwendigen Informationen bereitstellen.
9. Formatierung: Eine einzige Schriftart und dieselbe Schriftgröße nutzen. Wichtige Informationen wie Daten können Sie fett markieren.
10. Call-to-Action: Am Ende der E-Mail sollte man noch eine Call-to-Action formulieren, die eine Handlungsaufforderung an den Empfänger hat. Welche Schritte kommen nun? Eventuell setzt man eine Frist oder vereinbart ein Telefonat.
11. Grußformel nie vergessen: Die gängigste Formulierung ist „Mit freundlichen Grüßen“, aber man sollte nie MfG schreiben. Bei einem vertrauteren Kontakt kann man auch Herzliche Grüße, Beste Grüße, Viele Grüße oder sogar Liebe Grüße wählen. Gerne auch ein „Viele Grüße nach Frankfurt“ oder „Herzliche Grüße in das winterliche München“.
12. Korrekturlesen: Vor dem Senden sollten Sie die E-Mail nochmal Korrektur lesen.

7 Grundregeln oder der E-Mail-Knigge

1. Besonnenheit: Alles, was einmal schriftlich geschickt wurde, lässt sich nicht rückgängig machen. Daher stets besonnen formulieren.
2. Emoticons: In Kundenmails oder E-Mails an unbekannte Personen sollten keine Emoticons genutzt werden. Ist der Kontakt jedoch vertrauter oder nutzt der Korrespondenzpartner sie, können Sie auch Smileys senden.
3. Abkürzungen: Moderne Abkürzungen wie FYI (For Your Information/Interest) sollte man nur in Ausnahmefällen gebrauchen. Bei einem älteren Publikum sorgen sie eher für Verwirrung.
4. Ironie: In Schriftform ist Ironie nicht empfehlenswert. Daher sollte man unbedingt auf sie in E-Mails verzichten.
5. Links: Sollten in E-Mails nur wenige eingesetzt werden und nur dann, wenn es notwendig ist.
6. Anhänge: Die wichtigsten Informationen müssen in die E-Mail. Anhänge sollten nur genutzt werden, wenn es notwendig ist. Der Anhang sollte auch im Fließtext der E-Mail erwähnt sein.
7. Absätze: Für eine bessere Lesbarkeit sollten inhaltlich sinnvolle Absätze eingebaut werden.

12 Tipps, um gute Geschäftsbriefe zu schreiben

1. Kurzen Brief schreiben: Die Aufmerksamkeit des Lesers muss erhalten bleiben und der Brief eine überschaubare Länge haben, damit der Leser gewillt ist, eine Antwort zu formulieren. Eine DIN-A4-Seite ist meist ausreichend.
2. Schreibstil und prägnante Formulierungen: Keine Schachtelsätze verwenden und so deutlich wie möglich formulieren.
3. Aussagekräftige Betreffzeile: Die Betreffzeile ist eine Kurzzusammenfassung des Inhalts und sollte dem Leser schnell sagen, worum es geht. Das Wort Betreff wird jedoch nicht mehr verwendet. Nimmt man Bezug auf ein vorheriges Schreiben sollte man dies erwähnen: „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom“ oder „Ihre Anfrage vom“.
4. Das Wichtigste zuerst: Im ersten Satz soll bereits erklärt werden, worum es geht und warum man Kontakt aufnimmt.
5. Persönliche Anrede: Die Standardanrede ist „Sehr geehrte Damen und Herren“, sofern man keine direkte Ansprechperson hat. Ist diese bekannt, muss unbedingt der Nachname der Person genannt werden: „Sehr geehrte Frau Schmitt“. Bei einem vertrauteren Umgang geht auch ein „Hallo Frau Schmitt“ oder „Liebe Frau Schmitt“.
6. Empfänger steht im Mittelpunkt: Handelt es sich um ein Kundenanschreiben sollte der Text immer kundenorientiert formuliert sein. Wer ist der Empfänger und was möchte er? Welchen Mehrwert kann ich ihm bieten?
7. Keine veralteten Formulierungen: Viele veraltete Formulierungen können eine gewisse Distanz zum Leser aufbauen. Daher sollte man versuchen im Sinne der Zeit zu schreiben.
8. Positive Formulierungen: Positiv formulierte Anschreiben sind ein Muss, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten. Dadurch wirken Geschäftsbriefe professioneller, positiver und kundenorientierter.
9. Kontaktmöglichkeit anbieten: Am Briefende sollte man dem Empfänger die Möglichkeit bieten, bei Rückfragen Kontakt aufzunehmen.
10. Sich bedanken: Am Ende des Briefes sollte man sich bedanken oder um eine konkrete Handlung bitten.
11. Moderne Grußformel: Die Standardformulierung ist „Mit freundlichen Grüßen“, jedoch kann man auch „Mit besten Grüßen“ schreiben oder eine andere Variante wählen, wenn der Kontakt vertrauter ist.
12. Postskriptum: Bei Bedarf kann man ein PS am Briefende nutzen, um einen Zusatz zu integrieren. An dieser Stelle kann man eine Internetseite erwähnen oder ein aktuelles Angebot.