Wie schreibt man am besten eine Abwesenheitsnotiz?

Die Feiertage und damit auch arbeitsfreie Tage kommen immer näher und ganz bestimmt werden Sie in Ihrem E-Mail-Postfach eine Abwesenheitsnotiz einstellen.

Sie haben dabei bestimmt bereits schön und klar verfasste Notizen erhalten, auf der anderen Seite aber auch vollkommen ungeeignete – zu persönliche, zu entspannte und solche mit offensichtlichen Grammatikfehlern. Auch wenn Sie noch keine solchen Nachrichten erhalten haben – wir können bestätigen, dass es sie gibt. :)

Manche vergessen dabei oft auch Kunden oder Kollegen, die kein Deutsch sprechen. Das ist zwar keine Katastrophe, Sie können aber durch einen Text in ihrer (oder zumindest in englischer) Sprache sich selbst als jemanden präsentieren, der kulturelle Vielfalt respektiert, der auch in Kleinigkeiten professionell ist und der weiß, wie man mehr erreichen kann als die Konkurrenz.

Sie wissen doch – manchmal sind es Kleinigkeiten, die den entscheidenden Unterschied machen.

Bevor Sie für ein paar Tage den Computer und das Licht in Ihrem Büro ausschalten, lesen Sie unser Blog, damit Sie noch heute eine grammatikalisch fehlerfreie und stilistisch tadellose Abwesenheitsnotiz erstellen können.

Zuerst stellen wir einige allgemeine Richtlinien darüber vor, was man beim Verfassen der Notiz vermeiden sollte. Dann geben wir noch Beispiele für Abwesenheitsnotizen in mehreren Sprachen.

Abwesenheitsnotiz schreiben – Was sollte man vermeiden?

1. Keine personenbezogenen Angaben

Sehr geehrte Damen und Herren,

vom 26. Dezember bis zum 3. Januar bin ich wegen meines hart verdienten Urlaubs, den ich auf Sardinien verbringe, nicht verfügbar.

Wahrscheinlich interessiert Herrn Müller von Amazon nicht, dass Sie nicht im Büro sein werden, weil Sie Ihren schon lange verdienten Urlaub genießen. Und die Bekanntgabe von persönlichen Informationen kann sogar gefährlich sein. Sie wissen ja nicht, wer Ihre E-Mails abfangen und solche Informationen gegen Sie verwenden könnte.

Falls Sie die Feiertage nicht zu Hause verbringen, möchten Sie ganz bestimmt bei der Rückkehr nach Hause keine offene Tür finden, oder?

2. Denken Sie nach, wie und ob sie während Ihrer Abwesenheit von der Arbeit für Notfälle erreichbar sein werden.

Vom 26. Dezember bis zum 3. Januar bin ich nicht erreichbar.

Bei Notfällen können Sie mich unter 0176 123 4567 oder [email protected] erreichen.

Sie müssen aber selbst entscheiden, ob es für Sie akzeptabel ist, während Ihrer Abwesenheit gestört zu werden. Fügen Sie solche Sätzen nicht hinzu, wenn es nicht wirklich notwendig ist. Warum sollten Sie nicht lieber Ihren Kollegen ärgern und allen vorschlagen, sich während Ihrer Abwesenheit an ihn zu wenden?

3. Die Adressaten nicht duzen

Hallo,

wie du siehst, bin ich heute abwesend.

Morgen bin ich aber schon zurück.

Manche überschreiten die Grenzen von Höflichkeit und Respekt, da sie entspannte Beziehungen zu ihren Mitarbeitern oder Kunden wünschen. Wenn es sich jedoch um geschäftliche E-Mails handelt, raten wir Ihnen vom Duzen in einer Abwesenheitsnotiz ab.

4. Nur die nötigsten Informationen einschließen

Wenn Sie möchten, dass sich der Absender während Ihrer Abwesenheit an Ihren Kollegen oder Ihre Kollegin wendet, genügt es, nur einen bzw. eine anzuführen.

Geben Sie die allgemeinen Informationen an, ohne „warum“ und „wie“. Sehen Sie sich die ganze Sache von Ihrem Standpunkt aus an – möchten Sie wissen, dass den Adressaten Ihrer E-Mail sofort nach seiner Rückkehr noch eine Untersuchung beim Arzt, eine Sitzung mit seinem Chef und ein Haufen anderer E-Mails erwarten?

Wie schreibt man eine Abwesenheitsnotiz?

Wir haben ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz vorbereitet, das zeigt, wie man eine klare und bündige Abwesenheitsnotiz verfasst, wobei die Möglichkeiten a), b) und c) bei Bedarf mit eingeschlossen werden können.

Sehr geehrte Damen und Herren,

vom 26. Dezember bis zum 3. Januar bin ich geschäftlich nicht erreichbar.

a) Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet./Ihre Nachricht wird an meinen Mitarbeiter Martin Schmidt ([email protected]) weitergeleitet.

b) In Notfällen können sie mich telefonisch unter +49 (0)176 123 4567/per E-Mail unter [email protected] erreichen.

Da die Feiertage vor der Tür stehen, können Sie bei diesem Anlass noch Folgendes hinzuschreiben:

c) Wir wünschen Ihnen angenehme Feiertage.

Mit freundlichen Grüßen

Anna Müller

Falls Sie auch mit Kunden/Kollegen aus dem Ausland in Kontakt stehen, können Sie gemäß deren Herkunftsland unter der deutschen Notiz auch eine Notiz in der entsprechenden Sprache hinzufügen. Falls Sie auch Kontakt mit mehreren Kollegen aus dem Ausland pflegen, genügt vielleicht nur eine zusätzliche Abwesenheitsnotiz auf Englisch.

ENGLISCH:

Dear Sir/Madam!

I will be out of office from 26 December through 3 January.

a) Your message will not be redirected. / Your message will be redirected to my colleague Martin Schmidt ([email protected]).

b) In case of an emergency, you can reach me at +49 (0)176 123 4567/via email at [email protected].

c) I wish you pleasant holidays in the company of your near and dear ones.

Kindest regards

Anna Müller

KROATISCH:

Poštovani,

od 26. prosinca do 3. siječnja bit ću odsutna.

a) Vaša e-poruka neće biti preusmjerena. / Vaša e-poruka bit će preusmjerena suradniku Martinu Schmidtu ([email protected]).

b) Za hitne slučajeve bit ću dostupna na telefonskom broju +49 (0)176 123 4567 / na e-adresi [email protected].

c) Želim vam mirne blagdane i da ih provedete u krugu svojih najmilijih.

Lijep pozdrav

Anna Müller

SERBISCH:

Поштовани,

од 26. децембра до 3. јануара бићу одсутна.

а) Ваша е-порука неће бити прослеђена./Ваша е-порука биће прослеђена колеги Мартину Шмиту ([email protected]).

b) У хитним случајевима доступна сам на броју телефона +49 (0)176 123 4567/е-адреси [email protected].

c) Желим вам мирне празнике у кругу оних које највише волите.

Срдачан поздрав,

Анна Милер

SPANISCH:

Muy señores/as míos/as,

Estaré fuera de la oficina desde el 26 de diciembre 2016 hasta el 3 de enero 2017.

a) Su mensaje no será reenviado. / Su mensaje será reenviado a mi compañero Martin Schmidt ([email protected]).

b) En caso de urgencia, puede ponerse en contacto conmigo en el número de teléfono +49 (0)176 123 4567/o vía correo electrónico en [email protected].

c) Les deseo muy buenas fiestas en la empresa y junto a sus seres queridos.

Cordiales saludos,

Anna Müller

ITALIENISCH:

Gentile Signora/Signore,

dal 26 dicembre al 3 gennaio sarò assente.

a) Il Suo messaggio non verrà reindirizzato./Il Suo messaggio verrà reindirizzato al collega Martin Schmidt ([email protected]).

b) In caso di emergenza sarò raggiungibile telefonicamente allo +49 (0)176 123 4567 / email [email protected].

c) Auguro buone vacanze e buone feste insieme ai Suoi cari.

Cordiali saluti

Anna Müller

FRANZÖSISCH:

Madame/Monsieur,

Je suis absente du 26 décembre au 3 janvier.

a) Votre message ne sera pas transféré./Votre message sera transféré à mon collègue Martin Schmidt ([email protected]).

b) En cas d'urgence, je suis joignable sur mon portable +49 (0)176 123 4567/par mail à anna.mueller@gmail.com.

c) Je vous souhaite de passer de très bonnes fêtes en compagnie de ceux que vous aimez.

Veuillez agréer, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées.

Anna Müller

RUSSISCH:

Здравствуйте!

С 26 декабря по 3 января меня не будет.

а) Ваше электронное сообщение не будет переадресовано./Ваше электронное сообщение будет переадресовано коллеге Мартину Шмидту ([email protected]).

b) В случае крайней необходимости со мной можно связаться по телефону +49 (0)176 123 4567/по электронной почте anna.mueller@gmail.com.

c) Я желаю вам спокойно провести праздники в кругу тех, кого вы любите.

Всего доброго!

Анна Мюллер

SLOWENISCH:

Pozdravljeni,

od 26. decembra do 3. januarja bom odsotna.

a) Vaše e-sporočilo ne bo preusmerjeno./Vaše e-sporočilo bo preusmerjeno sodelavcu Martinu Schmidtu ([email protected]).

b) V nujnih primerih bom dosegljiva po telefonu na +49 (0)176 123 4567/po e-pošti na [email protected].

c) Želim vam mirne praznike v krogu tistih, ki jih imate najraje.

Lep pozdrav

Anna Müller