Der Ton macht die Musik: Wie man eine geschäftliche E-Mail schreibt

E-Mails sind ein essenzieller Bestandteil der Geschäftskorrespondenz. Insbesondere beim Kontakt mit Personalchefs, Kunden und Geschäftspartnern müssen gewisse Regeln beachtet werden.

Eine unfreundliche Anrede, Rechtschreibfehler, GROSSBUCHSTABEN, ein inflationärer Gebrauch von Ausrufezeichen, der Imperativ, ein lachender Smiley  als Ausdruck des Humors, und als Grußformel ein keckes „MfG“ – schon hinterlässt man gewiss keinen guten Eindruck, sondern möglicherweise Verärgerung.

So bitte nicht:

Hi,

danke für Ihre Rückmeldung! Falls möglich senden sie mir bitte HEUTE noch die benötigten unterlagen für das projekt! 

MfG

Peter Maier

Diese E-Mail vermittelt geringe Wertschätzung und erweckt den Eindruck, dass Herr Maier sich für das Verfassen der E-Mail kaum Zeit genommen hat: Fehlender Titel in der Anrede, kurze Nachricht, Rechtschreibfehler und ein flottes MfG zum Schluss.

• Ferner ist ein Hi oder Hallo bei geschäftlichen Belangen vollkommen unangebracht.
• Der Gebrauch von Großbuchstaben und Ausrufezeichen zur Signalisierung der Dringlichkeit sowie die Verwendung des Smileys deuten ebenfalls auf mangelnden Respekt und könnten ein Hinweis darauf sein, dass der Empfänger oder die Empfängerin ihre Arbeit nicht adäquat verrichtet.

Dies sind nur einige Beispiele, wie sich der Absender massiv im Ton vergreifen kann.

Wir verraten Ihnen hier einige Tipps, wie Sie E-Mails im perfekten Ton verfassen!

E-Mail-Aufbau bei Geschäftskorrespondenz:

• Betreff

Die Betreffzeile muss kurz sein und unmittelbar Aufschluss über den Inhalt der E-Mail geben. Erwähnen Sie das Thema direkt mithilfe einer kurzen Formulierung.

→ Beispiel: „Baugenehmigung für Projekt XYZ“. 

• Anrede

Aus Höflichkeitsgründen ist eine Anrede inklusive Titel ein Muss in jeder E-Mail. Verwenden Sie die anonyme Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ nur, wenn Ihnen der Empfänger nicht bekannt ist, ansonsten ist es immer empfehlenswert, die Kontaktperson direkt anzusprechen: „Sehr geehrte Frau Braun“ oder „Sehr geehrter Herr Prof. Dr. Rabe“. Auf einen legeren Einstieg sollte verzichtet werden: „Moin moin“, „Hi“, „Servus“ oder „Hey“. Je nach Geschäftsbeziehung ist ein „Hallo“ jedoch akzeptabel. 

• Höflichkeitsfloskel

Höflichkeit ist das A und O, bleiben Sie daher in jeder Situation höflich. Zu Beginn einer E-Mail sollte ein Dank oder eine Höflichkeitsfloskel stehen. Man kann dem Gesprächspartner beispielsweise für die Rückmeldung danken: „Herzlichen Dank für Ihre Rückmeldung!“.

• Informationen/Inhalt

Formulieren Sie bereits im ersten Satz die wichtigsten Information, damit Ihr Empfänger bereits zu Anfang der E-Mail weiß, worum es geht. Fassen Sie sich kurz und verwenden Sie kurze, verständliche Sätze. Verpacken Sie negative Nachrichten angenehm und wählen Sie beispielsweise Formulierungen wie „zu unserem Bedauern“, „leider muss ich Ihnen mitteilen“ oder „bedauerlicherweise“.

• Strukturierung

Verwenden Sie Absätze und Aufzählungen für einen sinnvollen E-Mail-Aufbau, denn sie erhöhen die Lesbarkeit. Falls Aufzählungen sinnvoll erscheinen, können diese das Wichtigste auf einen Blick erkennbar machen. 

• Grußformel:

„Mit freundlichen Grüßen“ hat sich durchgesetzt. Variieren Sie die Grußformel bei einer längeren Korrespondenz: „Viele Grüße“, „Beste Grüße“ oder „Herzliche Grüße“.

• Anhänge:

Idealerweise fügen Sie Anhänge vor Beginn des Schreibens an, um diese nicht zu vergessen.

• Signatur:

Eine Signatur mit Absenderdaten, wie Adresse und Telefonnummer, ist bei geschäftlichen E-Mails Standard.                          

Ein paar Tipps

• Großbuchstaben: aus Gründen der Lesbarkeit, aber insbesondere aus Höflichkeit sollten keine Großbuchstaben verwendet werden, denn es wirkt, als würde man schreien.
• Emoticons: Smileys gehören keinesfalls in Geschäftskorrespondenz, denn an der falschen Stelle können sie entweder falsch verstanden werden oder den Eindruck vermitteln, dass die Arbeit nicht ernst genommen wird. 
• Ironie: Ironie kann zu Missverständnissen führen, da sie in Schriftform noch schwieriger zu entschlüsseln ist als in verbaler Form.
• Abkürzungen: auf Abkürzungen wie MfG und FIY sollte verzichtet werden, denn sie signalisieren, dass der Absender sich nicht die nötige Zeit für das Verfassen nehmen wollte. Insbesondere MfG wirkt unhöflich.
• Korrekturlesen: zahlreiche Rechtschreib- und Grammatikfehler innerhalb einer E-Mail vermitteln nicht unbedingt Kompetenz und Zuverlässigkeit. Daher sollten Sie Ihre E-Mail vor dem Absenden unbedingt Korrektur lesen. 
• Fremdwörter/Denglisch: Denglish mag in manchen Branchen beeindruckend wirken und zum Fachjargon gehören, doch in den meisten Fällen sorgen Fremdwörter und Anglizismen für Unklarheiten.